Warum GiroCode auf Rechnungen?
Die Frage, wie schnell eine Rechnung bezahlt wird, ist für jeden Unternehmer, Freelancer und Verein brennend relevant. Laut einer Umfrage des Bundesverbands der Freien Berufe warten Selbstständige im Schnitt über 30 Tage auf den Eingang einer Zahlung – obwohl das gesetzliche Zahlungsziel in Deutschland in der Regel 30 Tage beträgt.
Ein wesentlicher Grund für Zahlungsverzögerungen ist der Aufwand beim Überweisen: Kunden müssen IBAN, Betrag und Verwendungszweck manuell in ihr Online-Banking eintippen. Tippfehler, verlorene Rechnungen oder schlichte Faulheit führen dazu, dass Zahlungen verzögert oder vergessen werden.
Vorteile für Rechnungssteller
- Schnellere Zahlungen: Kunden können die Rechnung sofort beim Öffnen scannen und überweisen – kein manuelles Abtippen.
- Weniger Fehler: Keine Fehltransaktionen durch falsche IBAN oder falschen Betrag.
- Bessere Zuordnung: Der vorausgefüllte Verwendungszweck sorgt für saubere Buchungszuordnung.
- Professionelles Auftreten: Moderne Rechnungen mit GiroCode hinterlassen einen guten Eindruck.
Vorteile für Zahler
- QR-Code scannen reicht – fertig
- Keine Tippfehler bei der IBAN möglich
- Betrag wird automatisch eingetragen
- Verwendungszweck muss nicht eingetippt werden
- Funktioniert auf iPhone und Android
Pflichtangaben auf einer Rechnung (§ 14 UStG)
Unabhängig vom GiroCode müssen Rechnungen im deutschen Steuerrecht bestimmte Mindestangaben enthalten, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigen und steuerlich anerkannt werden. Die vollständige Liste nach § 14 Abs. 4 UStG:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, einmalig)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder Hinweis, dass Rechnungsdatum = Leistungsdatum gilt)
- Nettobetrag, Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetragsowie der Bruttobetrag
- Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den Steuerbefreiungsgrund
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: USt-ID des Leistungsempfängers
Der GiroCode ist eine optionale Ergänzung und ersetzt keine dieser Pflichtangaben. Er wird zusätzlich zu den textuellen Zahlungsinformationen platziert.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen ist ein Pflichthinweis erforderlich, der erklärt, warum keine USt. erscheint.
Wer ist Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer gilt, wer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von maximal 25.000 EUR (bis Ende 2024) bzw. ab 2025 25.000 EUR nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 EUR umsetzen wird (neue Regelung ab 2025 durch Jahressteuergesetz).
Pflichthinweis auf der Rechnung
Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung sollte auf jeder Rechnung erscheinen. Eine typische Formulierung lautet:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen (Kleinunternehmerregelung)."
Dieser Hinweis kann in der Fußzeile der Rechnung oder als eigener Absatz unterhalb des Rechnungsbetrags stehen. Der GiroCode wird daneben oder darunter platziert.
GiroCode auf der Rechnung platzieren
Wo genau?
Die empfohlene Position ist unten rechts auf der Rechnung, in der Nähe der Zahlungsinformationen (IBAN, BIC, Zahlungsziel). Dort suchen Kunden üblicherweise nach Zahlungsdetails, und der QR-Code ist leicht zu finden.
Mindestgröße
Für zuverlässiges Scannen wird eine Mindestgröße von 2 × 2 cmempfohlen. Bei modernen Smartphones mit guter Kamera kann der Code auch etwas kleiner sein, aber 2 × 2 cm ist ein sicherer Wert. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, nutzt 3 × 3 cm.
Abstand zum Rand (Quiet Zone)
Der QR-Code benötigt eine weiße Ruhezone (Quiet Zone) rundum – mindestens 4 Modulbreiten (kleinste Einheit des QR-Codes). Bei einem 2 × 2 cm großen Code entspricht das etwa 2–3 mm Abstand zu anderen Elementen.
Kontrast und Druckqualität
- Immer schwarz auf weiß – farbige Hintergründe oder Logoüberlagerungen verringern die Lesbarkeit drastisch.
- Mindestens 300 DPI für den Druck empfohlen.
- Laserdruck bevorzugt gegenüber Tintenstrahl für schärfere Kanten.
Digital vs. Druck
Bei digitalen Rechnungen (PDF per E-Mail) kann der QR-Code kleiner sein, da der Empfänger am Bildschirm zoomen kann. Achte aber darauf, dass der Code beim normalen Zoom (100 %) noch erkennbar ist. Unser Generator erzeugt hochauflösende Vektorgrafiken oder Rastergrafiken, die für beide Verwendungszwecke optimal sind.
GiroCode in verschiedenen Rechnungsprogrammen
Es gibt verschiedene Wege, Rechnungen mit GiroCode zu erstellen. Hier vergleichen wir die wichtigsten Optionen:
sevDesk *
sevDesk ist eine der meistgenutzten deutschen Buchhaltungssoftwares und unterstützt GiroCodes nativ. Beim Erstellen einer Rechnung wird der GiroCode automatisch anhand der eingetragenen Bankverbindung und des Rechnungsbetrags generiert und in die Rechnung eingebettet.
- Preis: ab 7,90 EUR/Monat (Starter), 14-tägige Testphase kostenlos
- Besonderheiten: DATEV-Export, automatischer Zahlungsabgleich, Steuerberater-Zugang
- GiroCode: Automatisch auf jeder Rechnung, keine manuelle Konfiguration nötig
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FastBill *
FastBill ist auf schnelle, unkomplizierte Rechnungsstellung ausgelegt und eignet sich besonders für Freelancer und kleine Agenturen. Der GiroCode wird automatisch generiert und kann auf Wunsch auf dem Rechnungslayout platziert werden.
- Preis: ab 9,90 EUR/Monat, kostenlose Testphase verfügbar
- Besonderheiten: Schnelle Rechnungserstellung, Angebotsverwaltung, Abo-Rechnungen
- GiroCode: Integriert, automatische Generierung
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GiroCode Generator (unser Tool)
Unser kostenloser GiroCode Generator ist die ideale Lösung für Einsteiger, Gelegenheitsnutzer und alle, die einfach einen schnellen GiroCode erstellen möchten – ohne Abo, ohne Registrierung, komplett datenschutzfreundlich im Browser.
- Preis: Komplett kostenlos
- Besonderheiten: Lokale Verarbeitung, kein Server, kein Konto nötig
- GiroCode: Sofort generiert, als PNG oder PDF exportierbar
Schritt-für-Schritt: Rechnung mit GiroCode erstellen
Mit unserem Tool erstellst du in wenigen Minuten eine vollständige Rechnung mit eingebettetem GiroCode:
- Zahlungsdaten eingeben: IBAN, Name des Empfängers, optional BIC.
- Betrag eintragen: Den Bruttobetrag der Rechnung eingeben.
- Verwendungszweck formulieren: Rechnungsnummer und ggf. Kundennummer eintragen.
- GiroCode generieren: Der QR-Code wird sofort im Browser erstellt – lokal, ohne Serverübertragung.
- Rechnungsdaten ausfüllen: Name, Adresse, Leistungsbeschreibung, Steuernummer etc.
- PDF herunterladen: Eine fertige Rechnung mit eingebettetem GiroCode als PDF speichern.
- Versenden: Per E-Mail, Post oder als Download-Link.
Rechtliche Hinweise zum GiroCode auf Rechnungen
Ist der GiroCode Pflicht?
Nein. Der GiroCode ist keine gesetzliche Pflicht – weder für Unternehmen noch für Vereine oder Privatpersonen. Er ist eine freiwillige, kundenfreundliche Ergänzung. In bestimmten Ländern und Kontexten gibt es Bestrebungen, den QR-Code-Standard auf Rechnungen verbindlich zu machen (z. B. die Schweizer QR-Rechnung), aber in Deutschland ist er bisher optional.
Haftet man für falsche QR-Codes?
Wer einen GiroCode auf einer Rechnung platziert, trägt die Verantwortung dafür, dass die enthaltenen Daten korrekt sind. Ein falscher QR-Code, der zu einer Fehlüberweisung führt, kann rechtliche Konsequenzen haben. Prüfe daher immer:
- Stimmt die IBAN?
- Stimmt der Betrag?
- Stimmt der Name des Empfängers?
Datenschutz und DSGVO
Ein GiroCode enthält ausschließlich Zahlungsdaten des Empfängers – keine personenbezogenen Daten des Zahlers. Damit ist er aus DSGVO-Sicht unkritisch. Der Empfänger (also du als Rechnungssteller) gibst lediglich deine eigene Bankverbindung weiter – was du auf Rechnungen ohnehin tust.
Häufige Fragen zu GiroCode auf Rechnungen
Kann ich den GiroCode auf digitale und gedruckte Rechnungen verwenden?
Ja. Bei digitalen Rechnungen (PDF) scannt der Empfänger den Code vom Bildschirm, bei gedruckten Rechnungen vom Papier. Beide Varianten funktionieren gut, solange der Code die Mindestgröße einhält und ausreichend Kontrast vorhanden ist.
Muss ich dem Kunden erklären, wie der GiroCode funktioniert?
Nicht zwingend, aber empfohlen. Ein kurzer Hinweis wie „Zahlen Sie einfach per Banking-App: QR-Code scannen und bestätigen" macht den Zweck sofort klar. Besonders bei älteren Kunden oder beim ersten Einsatz ist eine Erklärung sinnvoll.
Was passiert, wenn der Kunde keinen GiroCode-Scanner hat?
Kein Problem. Die regulären Zahlungsinformationen (IBAN, Betrag, Verwendungszweck) stehen weiterhin im Klartext auf der Rechnung. Der GiroCode ist eine zusätzliche Option, kein Ersatz.
Kann ich für jede Rechnung einen eigenen GiroCode erstellen?
Ja, und das ist auch empfohlen. Jeder GiroCode sollte die spezifische Rechnungsnummer im Verwendungszweck enthalten, damit Zahlungen korrekt zugeordnet werden können. Mit Buchhaltungssoftware wird das automatisch gemacht.
Funktioniert der GiroCode auch für B2B-Rechnungen?
Ja. Auch im B2B-Bereich können Empfänger den GiroCode nutzen, wenn ihre Banking-App dies unterstützt. Viele Unternehmens-Banking-Apps bieten ebenfalls einen QR-Scanner für Überweisungen an.
Kann ich den GiroCode auch auf Mahnungen platzieren?
Absolut. Ein GiroCode auf einer Mahnung kann die Zahlungsquote sogar noch weiter verbessern, da der Aufwand für den Schuldner minimal ist.
Gibt es Probleme mit bestimmten E-Mail-Clients beim Scannen?
Wenn eine Rechnung als PDF-Anhang verschickt wird, muss der Empfänger die PDF öffnen und dann den Code scannen. Manche Smartphones unterstützen auch das direkte Scannen von Bildschirmfotos – das hängt von der Banking-App ab.
Muss ich als Kleinunternehmer einen GiroCode mit Bruttopreis oder Nettopreis kodieren?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Dein Rechnungsbetrag ist damit immer der Netto- und Bruttobetrag in einem. Du kodierst also einfach den Gesamtbetrag, den du vom Kunden erhalten möchtest.
GiroCode professionell nutzen – Software-Empfehlungen
Wer GiroCodes professionell und dauerhaft auf Rechnungen einsetzen möchte, kommt früher oder später an einer guten Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungs-Software nicht vorbei. Einen GiroCode manuell zu erstellen ist für gelegentliche Nutzung in Ordnung – bei regelmäßiger Rechnungsstellung zahlt sich eine automatisierte Lösung jedoch schnell aus.
Wir empfehlen zwei bewährte Tools, die GiroCodes nativ unterstützen:
sevDesk
sevDesk ist eine der führenden deutschen Buchhaltungssoftwares für Selbstständige und KMUs. Rechnungen mit automatisch generiertem GiroCode lassen sich in wenigen Klicks erstellen und direkt per E-Mail versenden. Die Software ist DATEV-kompatibel und unterstützt die Kleinunternehmerregelung.
sevDesk kostenlos testen *FastBill
FastBill bietet eine einfache, auf Geschwindigkeit ausgelegte Rechnungsstellungs-Plattform. Mit FastBill erstellst du in unter zwei Minuten eine professionelle Rechnung inklusive GiroCode – direkt aus dem Browser, ohne Installation. Ideal für Freelancer und kleine Teams.
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Für gelegentliche Nutzung oder als erste Anlaufstelle empfehlen wir unseren kostenlosen GiroCode Generator – komplett lokal im Browser, ohne Registrierung.